Forschungszulage: Sonderfälle und häufige Spezialfragen

Rund um die Forschungszulage tauchen immer wieder dieselben Spezialfragen auf – zu Mitarbeitenden im Ausland, gescheiterten Projekten, Doppelförderung und dem tatsächlich förderfähigen Kostenanteil. Dieser Beitrag beantwortet die häufigsten Sonderfälle kompakt und nachvollziehbar.

Können Mitarbeitende im Ausland einbezogen werden?

Über Personalkosten sind grundsätzlich Arbeitslöhne förderfähig, soweit sie dem inländischen Lohnsteuerabzug unterliegen. Mitarbeitende, die im Ausland tätig sind und nicht der deutschen Besteuerung unterliegen, lassen sich über diesen Weg in der Regel nicht einbeziehen. Es gibt aber einen zweiten Weg: Auftragsforschung. Wird F&E an einen Auftragnehmer im EU/EWR-Raum vergeben, sind die Kosten zu 70 % anrechenbar. Ausländische Entwicklungsarbeit kann also je nach Konstellation über die Auftragsforschung förderfähig sein – die saubere Vertrags- und Kostengestaltung ist dabei entscheidend.

Sind gescheiterte F&E-Projekte förderfähig?

Ja. Die Förderfähigkeit hängt nicht vom Erfolg ab. Forschung und Entwicklung ist gerade durch ein ungewisses Ergebnis gekennzeichnet – ein Projekt, das technisch gescheitert ist, kann vollständig förderfähig sein, wenn es die Kriterien (insbesondere die technische Unsicherheit) erfüllt. Da die Forschungszulage zudem rückwirkend für mehrere Jahre beantragt werden kann, lohnt sich auch bei abgeschlossenen oder eingestellten Projekten eine Prüfung. Entscheidend ist, dass echte Entwicklungsarbeit mit offenem Ausgang stattgefunden hat – nicht, dass am Ende ein marktfähiges Ergebnis stand.

Doppelförderung: Was passiert mit bereits geförderten Kosten?

Dieselbe Kostenposition darf nicht doppelt aus öffentlichen Mitteln gefördert werden. Personalkosten, die bereits über einen Zuschuss (etwa ZIM oder eine Landesförderung) finanziert sind, dürfen nicht zusätzlich in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage einfließen. Praktisch heißt das: In die Berechnung geht nur der nicht anderweitig geförderte Anteil ein. Eine Kombination verschiedener Förderungen ist möglich, erfordert aber eine getrennte, nachvollziehbare Zuordnung der Kosten – sonst drohen Rückforderungen.

Wie hoch ist der förderfähige Kostenanteil bei Software?

Bei Softwareprojekten bestehen die förderfähigen Aufwendungen ganz überwiegend aus Personalkosten – häufig über 90 %. Reine Sachaufwendungen (Material, abnutzbare Wirtschaftsgüter) spielen anders als in der Hardware- oder Maschinenentwicklung eine kleine Rolle. Den Overhead deckt seit 2026 die 20-%-Gemeinkostenpauschale auf die Personalkosten ab. Für die Bemessungsgrundlage zählt der Anteil der Arbeitszeit, der nachweislich auf förderfähige F&E entfällt – diese Stundenabgrenzung ist bei Software der wichtigste Hebel.

Häufige Fragen

Kann ich Mitarbeitende im Ausland in die Forschungszulage einbringen?

Über Personalkosten nur, wenn der Arbeitslohn der deutschen Besteuerung unterliegt. Alternativ kann ausländische F&E im EU/EWR-Raum als Auftragsforschung zu 70 % anrechenbar sein.

Bekomme ich Forschungszulage auch für ein gescheitertes Projekt?

Ja. Die Förderfähigkeit hängt nicht vom Erfolg ab, sondern davon, ob echte F&E mit technischer Unsicherheit stattgefunden hat. Auch rückwirkend ist das prüfbar.

Wie wird Doppelförderung bei Personalkosten berechnet?

Bereits anderweitig öffentlich geförderte Kosten werden herausgerechnet – in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage fließt nur der nicht anderweitig geförderte Anteil ein.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Deinen konkreten Sonderfall klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Grundbegriffe erklärt das Glossar, die Eckdaten findest du unter Forschungszulage in Zahlen.