Urbify: BSFZ-Bescheinigung für ein anspruchsvolles KI-Vorhaben mit eigenbetrieblicher Forschung und Auftragsforschung — inklusive Nachforderung erfolgreich begleitet

Die Ausgangslage

Urbify ist ein Berliner Logistik-Startup, das nachhaltige Same-Day-Delivery in urbanen Räumen ermöglicht. Das Unternehmen betreibt ein eigenes Liefernetzwerk und entwickelt die Technologie dahinter selbst weiter — unter anderem ein KI-gestütztes Routing-System, das Touren dynamisch und vollautomatisch plant. Mit nur sechs Vollzeitäquivalenten ist das Team schlank, die Entwicklungsarbeit aber hochgradig forschungsintensiv. Dass diese Arbeit als Forschung und Entwicklung im Sinne des Forschungszulagengesetzes gilt, war dem Team zunächst nicht bewusst.

Wie viele technologiegetriebene Startups sah Urbify seine KI-Entwicklung primär als Produktarbeit — nicht als förderfähige Forschung. Die Vorstellung, dass ein Logistikunternehmen mit einem kleinen Team eine BSFZ-Bescheinigung erhalten kann, lag nicht nahe. Hinzu kam die Komplexität des Vorhabens: Mehrere externe Auftragnehmer waren an der Entwicklung beteiligt, was die Antragstellung zusätzlich anspruchsvoll machte. Seedwise übernahm den gesamten Prozess — von der Erstanalyse über die Antragserstellung bis zur Beantwortung der BSFZ-Nachforderung.

Das F&E-Projekt

Urbifys Kernherausforderung: Bestehende Systeme zur Routenplanung arbeiten mit statischen Daten. Wetter, Verkehrslage, Großereignisse oder spontane Straßensperrungen fließen bestenfalls verzögert ein — echte Echtzeit-Optimierung findet nicht statt. Die Folge sind ineffiziente Routen, unnötige Fahrleistung und vermeidbare CO₂-Emissionen. Urbify wollte das grundlegend ändern und ein adaptives Deep-Learning-Modell entwickeln, das heterogene Datenquellen in Echtzeit verarbeitet und Routen dynamisch anpasst.